Déjà en vigueur dans le secteur public depuis 2017, la facturation électronique s’impose progressivement selon la taille de l’entreprise à toutes les transactions B2B soumises à la TVA française. Au 1er janvier 2023, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques, puis entre 2023 et 2025, elles auront l’obligation d’émettre des factures électroniques de façon échelonnée selon leur taille.
Distinction entre facture électronique et facture dématérialisée ?
La facture dématérialisée simple est une facture sous format papier qui est ensuite scannée pour simplifier l’archivage ou l’envoi.
Alors que la facture électronique (ou facture dématérialisée fiscalement ou native) est une facture créée, émise et conservée sous format électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle n’existe que de façon numérique.
Quelles sont les obligations ?
Pour qu’une facture électronique soit conforme, elle doit présenter des garanties :
- d’intégrité : le document ne doit pas être modifiable après la signature
- d’authenticité : seule la personne autorisée signe et valide la facture
- de lisibilité : le document est consultable facilement, sur une longue durée
- et intégrer les mentions obligatoires :
- Date de facture
- Numéro de facture
- Détail des services et produits facturés
- Prix hors taxes
- Montant des taxes
- Identité du vendeur et de l’acheteur
- Emetteur clairement identifié
- Date et délai de paiement
Concrètement, les entreprises ont le choix entre 3 procédés pour l’édition et la sécurisation d’une facture électronique :
- l’Échange de Données Informatisées (EDI)
Le recours au système informatique EDI pour l’émission d’un message normalisé, sécurisé et structuré, qui permet d’automatiser le traitement de la facture.
- La signature électronique
L’utilisation d’une signature électronique admise par l’administration fiscale comme étant équivalente à une signature dite « qualifiée ».
- la Piste d’Audit Fiable (PAF)
La mise en place d’un audit fiable pour garantir l’intégrité des échanges et des documents transmis par tout autre système électronique.
Quels sont les avantages ?
Un gain de temps et d’argent considérable : Les délais de préparation et d’acheminement des factures sont significativement diminués, les frais postaux éliminés.
Une trésorerie optimisée : Les factures électroniques émises et envoyées plus rapidement sont par conséquent traitées dans un délai raccourci, et peuvent donc être payées plus tôt (sans mauvaise foi sur le défaut de réception).
Un suivi de facturation amélioré : La gestion globale des factures est simplifiée et le suivi plus efficace.
Réduction des déchets (impact sur l’environnement) : La mise en place de facturation électronique supprimera au moins 80% du papier utilisé
Comment procéder?
En amont, vous devez identifier et informer les interlocuteurs en interne de votre projet de transition. Faites ensuite une évaluation complète de la situation actuelle de votre processus de facturation afin de définir le volume de factures mensuelles et annuelles à traiter, la répartition entre les factures nationales, internationales mais aussi la quantité de clients et fournisseurs concernés. Cela vous permettra d’avoir une vision d’ensemble et vous aidera à choisir parmi les multiples modèles de factures électroniques et plateformes de facturation en ligne.
Enfin, sachez que la majorité des avantages de la dématérialisation ne peut être obtenue qu’à l’aide d’un système numérique adapté tel qu’un ERP avec une gestion électronique des documents (GED) intégrée.
Des questions ? Besoin d’être accompagnés ? N’hésitez pas à contacter ACOP GESTION via le formulaire de contact sur : http://www.acopgestion.fr
Par E. Lapasset le 30 Août 2021
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